業務の「断捨離」

昨年は、「断捨離」という言葉が流行りました。

「新・片づけ術　断捨離」著者のやましたひでこ氏によれば、「断・捨・離とは、自分とモノとの関係を問い直し、暮らし・自分・人生を調えていくプロセス。不要・不適・不快なモノとの関係を、文字通り、断ち・捨て・離れ引き算の解決方法によって停滞を取り除き住まいの、暮らしの、身体の、気持ちの、人生の、新陳代謝を促す・・・」とのことです。

何とも気持ちの良いことです。

ところで、人事制度では、等級基準や人事評価基準を構築する前提、その過程においては、会社全体及び各部署で、どのような業務があるのかを把握する必要があります。

しかし、会社によっては、業務の把握に着手した際、そもそも現在の業務のあり方がどうか、全体の見直しが必要ではないか、というケースが多くあります。つまり、組織や業務の「断捨離」、業務改善が必要ではないか、という話になるのです。

業務改善は、今までの仕事のやり方、部内の情報共有のやり方、部門間のコミュニケーションの取り方、情報・IT機器の使い方など、社員を取り巻くあらゆるものをゼロから見直し変えることです。

例えば、業務改善により、以下のような問題を解決していきます。

1. ・恒常的な残業が発生している。残業の原因は、業務量が多いのか、意識の欠如か、不透明である。さらには、人員数やメンバーのスキルが十分なのか不十分なのかが不透明である。
2. ・業務が属人化しており、組織としての情報共有や情報蓄積、人材育成や担当者不在時のリスク管理などに問題がある。
3. ・部署間の連携、責任範囲、業務の進め方について、効率的・効果的に実施されているか、疑問がある。
4. ・人員不足や休日の確保が長年の問題であり、これまで場当たり的な補充やシフト変更での対策であり、構造や仕組みの改革が進んでいない。
5. ・正社員、パート・アルバイトなど複数の処遇形態があるが、その役割の違いは明確になっておらず、シフトや人員構成・採用施策に活かすことができていない。
6. ・営業部門は、少子高齢化、IT化、経済低迷など大きな環境変化の渦中に身を置く部門であるが、業務や受注の進め方は旧態依然としている。取引先との付き合い方、日々の時間の使い方、属人的な動きから組織としての動き方へ、少人数ながら様々な課題を抱えている。

業務改善では、部分最適や自分たちにとっての居心地の良さではなく、全社最適やお客様最適の視点が求められます。

皆さんの組織でも、業務の「断捨離」が必要ではありませんか。