業務改善プロジェクトの初期フェーズ

業務改善のプロジェクトでは、まず現状調査から問題点・課題の洗い出しを行います。

手法としては様々ありますが、一般的な手法としては、組織図や業務分掌、現状業務における帳票類、指標類の記入済みコピーを拝借します。その上で、経営陣及び事業の各所属長に個別インタビューを行い、現状の組織・業務上の問題点・課題をお聞きし、一定の当たりを付けます。

そして事業の全ての現状業務を洗い出すために、社員の皆様に業務調査シートを記入いただき、記入内容に基づき、内容確認のためのインタビューを行います。

事業や部署の大きさにもよりますが、ここまでの作業だけでも一定量の時間を必要としますが、ここまでで例えば、以下のような事項が把握されます。

• 同一または異なる社員で、重複した作業が繰り返されている。
• ž手書きの書類をパソコン入力・出力する作業が、正社員のルーティーン業務となっている。
• ž パート社員に適したルーティーン業務が、正社員の仕事の中心となっている。
• ž 業務量が特定の社員に大きく偏っている。特定の人しかできない業務が多い。
• ž ルーティン業務にも関わらず、課間・課内での電話・ＦＡＸなどの調整が多い。
• ž 紙書類が多いにも関わらず、書類の様式の大きさ（A4・A3・B5・B4など）や形式がそろっておらず運用・管理しづらい。手書きの書類とデータ書類が混同しているためデータの良さ（連絡・連動・一元管理・セキュリティーなど）が活かせていない。
• 社内資料の承認者、回覧者が多い。
• 導入されたソフトを使いきれていない。
• 正社員にも関わらず、自分の担当の仕事が何につながっていくのか、結果としてどんな成果につながるのか理解されていない。

業務改善の目的は、現状調査で上がった問題点・課題を解決し、適正人員で最大の効果を発揮することです。したがって、上がった問題点・課題に対して、今日のためにではなく、今後のために、業務の「個人知から組織知への移行」「業務プロセスの変更」の２つを進めていくことになります。